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Google기반의 Workflow 서비스, Docswave의 기획이야기 -철학편-

Written by vonzone

2015년 2월 2일, 현재 회사(소프트웨어인라이프)로 이직한 후 2번째 서비스를 오픈하였다.

Docswave라는 Google기반의 Smart Workflow 서비스로 기업이나 단체에서 사용할 만한 웹서비스이다.

자세한 설명은 생략하겠다. 

 

 

 

 

 

 

 

 

자세한 내용은 Docswave의 홈페이지와 아래 동영상을 참고하시길….

Docswave는 2014년 7월부터 기획에 들어간 후 9월부터 개발에 들어간 서비스이다. 

사실 우리회사에서는 이미 Docsflow라는 비슷한 서비스를 운영한 적이 있었는데 Docsflow는 시스템 구조나 서비스 운영면에서 몇가지 문제점이 있었다. 그래서 Docsflow의 문제점을 보완함과 동시에 새로운 기능들을 추가하여 완전 SaaS형인 Smart Workflow서비스 Docswave를 개발하였다.

오픈한지 약 20일 정도가 지났는데 생각보다 반응이 좋아서 현재 약 500개 조직이 이용하고 있다.

업무용 솔루션 치고는 상당히 빠른 성장세라고 볼 수 있는데 많은 사람들이 이용하다보니 그 만큼 피드백도 많이 받게 된다. 피드백을 받을 때마다 나는 Docswave에 대한 새로운 생각들을 하게 되는데 이번 포스팅에서는 Docswave를에 대한 기획이야기를 하고자 한다.

 

기획은 언제나 결정에서 시작한다.

 

Decision-Making

 

많은 사람들이 좋은 기획을 하려면 아이디어가 좋아야 한다고 하는데 내 경험상 서비스 기획에서는 아이디어보다 정책을 결정하는 것이 더 중요한 것 같다. 즉, 양립할 수 없는 어떤 정책의 갈림길에서 어떤 결정이 더 옳은 것인가를 선택하는게 힘들다는 것이다. 사용자를 위한 방향으로 선택을 하면 되지 않느냐고 쉽게 말하는 사람들이 간혹 있지만 웹서비스라는 것이 그렇게 간단하지가 않다. 사용자의 편리성도 고려를 해야하지만 현재 시스템의 구조도 고려를 해야하며 앞으로의 서비스 개선 방향과  작업일정도 고려를 해야하기 때문이다. 특히, Docswave처럼 Google의 API에 크게 의존하는 시스템은 Google API의 정책도 고려를 해야한다.

한 가지 예를들면, Docswave에서는 조직의 구성원들이 작성한 모든 기안문서가 Google Drive에 자동으로 저장되는데 누구계정의 Google Drive에 저장되도록 할지 많은 논의가 있었다.

  •  자신이 작성한 문서는 자신의 Google Drive에 저장 : 이렇게 될 경우 기안문서를 작성할 때 기안자 자신이 문서에 대한 소유자이므로 시스템 적으로 안정성이 있다. 그런데 사용자가 자신의 Google Drive에 들어가서 문서를 지우거나 수정하는 위험성이 존재한다.
  • 조직의 대표계정을 지정하도록 하여 모든 문서가 그 대표계정의 Google Drive에 저장 : 문서 생성 및 공유에 대한 프로세스가 복잡해지기 때문에 시스템이 느려진다. 그러나 문서 소유권은 무조건 대표계정이기 때문에 해당 문서를 조직원이 삭제하거나 수정할 수 없다.

Docswave는 후자의 정책을 따르기로 했다. 왜냐하면 전자의 경우 Google Apps 정책 상 해당 계정이 Google Apps 조직에서 빠질경우 그 계정이 소유한 모든 문서가 자동으로 삭제되기 때문이다. 만약 그런 상황이 발생할 경우 기업의 입장에서는 주요 문서가 삭제되는 것이기 때문에 난처할 것이다. 그래서 시스템적으로 느리고 복잡하더라도 문서유지에 안전한 후자를 선택했다.

이 결정 하나를 내리는데 나 개인적으로도 많은 시간을 투자했고 회사에서 회의도 오랫동안 했었다. 이처럼 서비스 기획은 언제나 정책을 결정하는데 많은 시간과 정신적인 노동을 투자하게 된다. 어떤 기획자들은 스토리보드 작성이 가장 어렵고 중요하다고 하는데 내 생각은 다르다. 서비스에 대한 정책과 기능 정의가 명확해지면 스토리보드는 생각보다 금방 작성할 수 있다. (물론 그렇다고 Docswave의 스토리보드를 금방 작성한 것은 아니다. 그래도 분량이 300페이지가 넘는데 어떻게 금방 작성할 수 있겠는가!)

 

 

그래서 철학을 먼저 생각했다.

philosophy

다양한 선택의 갈림길에서 고민을 해야 하는 상황이 많아지자 결정을 할 때 필요한 기준을 잡고 싶었다. 그래서 난  Docswave의 철학에 대해서 고민을 하기 시작했다.

Docswave는 어떤 서비스인가? 누가 이용하는 서비스인가? 그리고 이 서비스가 주는 가치는 무엇인가? 우리의 목표는 무엇인가?

경영관련 책에서나 나오는 고리타분한 질문이지만 이 질문들은 내가 Docswave의 본질을 파악하는데 많은 도움이 되었다. Docswave에 대한 철학은 아래 링크에서 확인할 수 있다.

Docswave 철학 자세기보기

Docswave의 중심은 문서이기 때문에 문서에 대한 본질에 집중했다. 그리고 서비스의 품질이 모든 면에서 완벽할 수 없다면 어느 부분에 집중을 해야하는지 고민했다. 그리고 이러한 고민들은 Docswave의 비즈니스 모델에도 영향을 미쳤다.

 

 

무료 서비스로의 전환

무료

Docswave를 초창기 기획할 때 서비스 이용료는 1user 당 3000원이었다. 서비스에 대한 자부심이 있었기 때문에 이 가격정책에 대해서는 별다른 고민을 하지 않았다. 그런데 문뜩 이런 생각이 들었다.

이 서비스를 이용하는 기업은 중소기업일텐데 서비스가 괜찮다 하더라도 과연 얼마나 많은 기업이 돈을 내고 이용을 할까? 설사 많은 기업이 돈을 내고 이용한다고 하더라도 Google Apps를 이용하는 기업들을 상대로 우리가 과연 많은 돈을 벌 수 있을까? 이용자들도 이득을 얻고 우리도 돈을 많이 벌 수 있는 방법이 없을까?

그래서 대표님과 나는 비즈니스 모델에 대해서 다시 고민을 하기 시작했고 zenefits라는 미국서비스를 모티브로 하여 그룹웨어 시장에 새로운 비즈니스 모델을 제시할 수 있었다. 즉, 기본적으로 서비스를 무료서비스로 제공하되, 기술지원을 해주는 프리미엄 서비스는 유료로 제공하며, zenefits처럼 제휴업체와 수익을 분배하는 모델이다. 

물론, 아직은 이 비즈니스 모델을 통해 실제 수익을 창출하기 까지 시간이 좀 더 걸릴 것으로 보이나 기존 모델보다 훨씬 안정적인 모델이라고 생각된다. 어차피 유료로 이용할 의사가 있는 고객은 프리미엄 서비스를 이용할 것이고 무료로만 이용할 고객은 그 수가 늘어날 수록 Docswave의 제휴서비스에 대한 중요한 발판이 될 것이기 때문이다.

 

Docswave 베타 오픈 후 3주…

현재 2015년 2월 2일 베타 오픈 수 Docswave는 약 500개 조직이 사용하고 있으며 회원수는 약 2,000명이다. 개인적으로 서비스가 내가 의도한 대로 제작이 되어서 기쁘다. Docswave는 IT에 대한 이해가 부족한 높은 연령층의 직장인들도 쉽게 사용할 수 있어야 하기 때문에 창의적인 UI/UX보다는 고전적인 UI이더라도 쉽게 사용할 수 있도록 하는데 집중을 했다. 일반적으로 연령대가 높은 의사결정권자가 사용하는데 불편하면 아무런 의미가 없기 때문이다.

그러나 아직 Docswave는 갈길이 멀다. 나는 Docswave의 전성기를 2년 후로 보고 있다. 그 만큼 추가로 개발해야 할 사항들이 너무 많기 때문이다. 다음 포스팅에서는 Docswave의 추가개발 사항들에 대한 이야기를 하고자 한다.

 

 

About the author

vonzone

소프트웨어인라이프에서 서비스 기획을 하고 있습니다. 평범한 사람임에도 불구하고 특별한 일을 해내고자 합니다.

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